書類の保存期間は法律で決まっていて勝手に処分できないって本当？

書類ごとに法律で保存期間が決められています。その保存期間を守らなくてはなりません。目安としては、税金関係は7年、社会保険・労働保険関係は2～5年となります。
これらの書類をもっと長く保存する分には構わないので、目安として覚えておきましょう。

マイナンバーが記載された書類は長めに保存することは禁止？

先ほど、書類の保存期間としての目安をご紹介しましたが、マイナンバーが記載された書類は、保存期間を経過した場合、できるだけ速やかに廃棄または削除しなければなりません。
マイナンバーが記載された書類は「原則的な保存期間の一覧」にある保存期間が過ぎたら廃棄するようにしましょう。
個人番号を記載する主な書類の法定保存期間を保存期間ごとにまとめると以下になります。

7年保存

●給与所得の源泉徴収票
●給与所得者の扶養控除等（異動）申告書
●給与所得者の保険料控除申告書
●基礎控除申告書兼配偶者控除等申告書兼所得金額調整控除申告書
●給与所得者の（特定増改築等）住宅借入金等特別控除申告書

4年保存

●雇用保険に関する書類

3年保存

●労災保険に関する書類

2年保存

●健康保険に関する書類
●厚生年金保険に関する書類

確定申告書などの帳簿書類等の保存期間とは

帳簿（決算書、総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳など）や書類（棚卸表、貸借対照表、損益計算書、注文書、契約書、領収書）は7年保存です。
しかし、会社法に関わる決算書・貸借対照表・損益計算書などの計算書類や附属明細書、総勘定元帳・各種補助簿などの会計帳簿や事業に関する重要書類、株主総会議事録、取締役会議事録、重要会議記録、満期もしくは解約となった契約書などのものは10年保存となります。

保存期間が過ぎた書類の処分方法とは

会社にとって重要な書類がたくさんありますので、記載された内容が外部に漏れないように廃棄する必要があります。
シュレッダーや溶解といった方法が一般的でしょう。
シュレッダーによる廃棄の場合は、目の前で機密文書をシュレッダーするため、その場で確認できることの安心感があります。ただし、少量の場合は良いですが、大量にある場合は時間とシュレッダーをする人件費がかかります。
また、マイナンバー記載の書類を誤ってシュレッダー処理してしまったものを復元させたというニュースがあったくらいですので、シュレッダーで細断をしただけでは最終的な機密抹消ではないということを覚えておきましょう。
次に、溶解を業者に依頼する場合です。業者によって信頼性、安全性に大きく差があることはもちろんのこと、回収時や運搬時に、情報漏洩してしまうリスクが生じるのは否めません。
優良業者を選ぶ目安として、情報保護やセキュリティに関する認証を得ていることを確認してみることをおすすめすします。

保存期間が法律で定められていない書類はどうしたらいいの？

法律で定められていない書類は不要になったら破棄してもよいのでしょうか。
法律で規定されていない書類は、自社で保存期間を定める必要があります。保存期間が定められていないからといって、処分してしまうと思わぬデメリットが生じてしまう可能性もあります。
保存期間が定められていない書類は、会社のなかで業務遂行上の必要性やトラブル発生時における立証の必要性なども考慮してルールを定めるようにしましょう。

まとめ

書類の保存期間一覧

保存期間	書類の名称
10年	・計算書類および附属明細書（貸借対照表、損益計算書、株主資本等変動計算書、個別注記表） ・会計帳簿および事業に関する重要書類（総勘定元帳、各種補助簿など）
7年	・取引に関する帳簿（仕訳帳、売掛帳、現金出納帳、固定資産台帳、買掛帳など） ・10年保存が定められている以外の、決算に関して作成された書類 ・現金・預貯金の出納に関する書類（領収書、預貯金通帳、借用書など） ・有価証券取引に関する書類（有価証券売買計算書、社債申込書など） ・取引証憑書類（請求書、注文書、契約書、見積書など） ・電子取引の取引情報に係る電磁的記録 ・源泉徴収簿 ・課税仕入等の税額の控除に係る帳簿、請求書等
5年	・監査報告に関する書類 ・会計監査報告に関する書類 ・会計参与が備え置くべき計算書類、附属明細書、会計参与報告 ・事業報告 ・有価証券届出書、有価証券報告書およびその添付書類、訂正届出（報告）書の写し ・従業員の身元保証書 ・誓約書等の書類
4年	・雇用保険の被保険者に関する書類
3年	・四半期報告書、半期報告書およびその訂正報告書の写し ・労働者名簿 ・賃金台帳 ・雇入れ、解雇、退職に関する書類 ・賃金その他労働関係の重要書類（タイムカード、残業報告書など） ・労働保険、労災保険に関する書類 ・労使委員会記録 ・派遣元管理台帳、派遣先管理台帳 ・身体障害者であることを明示する書類
2年	・健康保険、厚生年金保険に関する書類 ・雇用保険に関する書類