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基本的に、経費精算には領収書が必要となります。
領収書がないと、取引があったことを証明することが難しく、トラブルや不正が発生するケースが多いため、税務署は領収書なしでは経費として認めてくれないことがほとんどです。
本記事では、領収書なしでも経費にできるのか、経費として認めてもらう方法、そのリスクなどについて紹介します。
すでに税務調査の事前通知が届いており、領収書の紛失が心配な場合は、気軽に税理士法人松本までご相談ください。
目次
法人・個人事業主ともに経費精算には領収書が必要になります。
経費精算において領収書が求められるのは、支払いが実際に行われたことを示す公式な証拠として機能するためです。
領収書があることで、商品やサービスの代金が確実に支払われたことが確認でき、不要な重複支払いや過剰な支出を避けることができます。
具体的に、経費精算に領収書が必要な理由については、以下の2つが挙げられます。
それぞれの項目について解説していきます。
経費精算で領収書が必要な理由として、経費に関する不正を防ぐ効果があります。
領収書の提出が義務化されていない場合、従業員が本来の支出以上の金額を請求したり、業務とは無関係な支出を経費として申告したりする可能性があります。
実際に、不正な利益を得ることにつながるケースがあるのも事実です。
また、領収書の提出があれば、実際に行われた取引や支出額を証明できるので、不正な経費申請や重複請求、過剰請求などの問題を未然に防ぐことができます。
企業が事業活動を行う際に発生する費用は、適切な経費として認められるため、経費精算の際には領収書が必要になります。
たとえば、法人税などの税金は、売上高から経費を差し引いた事業所得に基づいて計算されるので、領収書は重要です。
領収書は企業の支出を証明するための書類であり、いわゆる証憑書類に該当します。
証憑書類とは、企業が行った取引の存在を裏付けるもので、その取引内容を証明するものです。
また、消費税法の規定では、仕入税額控除を受けるために、証憑書類を保存する義務があります。
領収書などの証憑書類がなければ、仕入れにかかった費用が認められず、仕入税額控除も適用されません。
さらに、経費としての支出が証明できず、不正な経費計上と見なされる可能性があり、最悪の場合は脱税と判断されるリスクもあります。
領収書を経費として税務上認められるためには、以下の6つの項目がすべて記載されている必要があります。
これらのうち一つでも欠けていると、税務上の有効な領収書とは認められません。
結果として経費計上が否認される可能性があるため、受領時に必ず内容を確認しましょう。
確定申告の際、領収書を税務署へ提出する必要は基本的にありません。
法人の場合も同様で、申告書類に領収書を添付する義務はありません。
ただし、税務調査が行われた際には必ず提示を求められるため、法令で定められた保存期間は確実に守る必要があります。
保存していなかった場合、経費が否認されたり、加算税などのペナルティが科される可能性があります。
【保存期間】
領収書は「提出不要だが保管必須」という位置づけであることを理解し、適切に管理しておくことが重要です。
領収書なしでも経費にするための資料については、以下の7つが挙げられます。
それぞれの資料について解説していきます。
クレジットカードの利用明細は、支払いの証拠として活用できます。
しかし、領収書の代わりに使用するには、金額や支払先などの必要な情報がすべて記載されていることが重要です。
クレジットカードの利用明細によっては、取引の詳細や支払いの内訳が不十分な場合があるので、利用する際には十分に注意しましょう。
また、個人用のクレジットカードで業務関連の購入をした場合、プライベートとの支出と区別しやすくするために、マーカーで目印をつけたり、必要に応じて関係のない部分を隠したりすることが重要です。
このように、クレジットカードでの支払いが頻繁に発生する場合は、明細書の整理・保管をしっかりと行い、管理を怠らないようにしましょう。
現金での支払い時やキャッシュレス決済を利用した際に、レシートを領収書の代替として使うことができます。
レシートを利用する際には、支払った日付や相手先、金額などがしっかりと記載されているか確認しましょう。
また、クレジットカードで決済を行った場合には、発行されるレシートに加え、売上伝票も忘れずに保管してください。
売上伝票は、クレジットカードで支払いを行った際にお客様控えとして発行される書類で、取引が行われたことを証明する重要な資料です。
ETCを利用した際は、「ETC利用照会サービス」を活用すれば、領収書なしでも経費計上が可能です。
ETCは現金不要で高速道路を利用できる便利な仕組みですが、その場で領収書や利用明細書を受け取れないため、経費計上に困るケースもあるでしょう。
通常はクレジットカード会社から送られる利用明細書が出金伝票の代わりとなりますが、発行は月1回でタイムラグがあり、紙明細を発行しないカード会社も増えています。
そのため、インターネットで確認できる「ETC利用照会サービス」を利用すれば、過去62日間の利用証明をオンラインで発行できるため、記憶が新しいうちに会計処理を行うことが可能となります。
請求書を領収書の代わりに使用する際は、必ず明細が含まれているかどうかを確認します。
たとえば、インターネットで支払いを行った場合は、決済画面をスクリーンショットで保存しておくと良いでしょう。
また、請求書はクレジットカードの利用明細や銀行の振込記録を確認する資料としても役立ちます。
実際に、クレジットカードや銀行の明細には、取引の詳細が記載されていないことがあるので、請求書と一緒に保管することで、取引の証拠となります。
そのほかにも、納品書や注文書は領収書の代替として利用できるため、重要な書類としてきちんと保存しておくようにしましょう。
電子マネーや交通系ICカードの利用履歴は、支払いの証拠として役立てることができるので、領収書なしでも経費にするための資料として使用できます。
多くの場合、ICカードの履歴は電子形式で保存したり、紙に印刷したりすることが可能です。
しかし、ICカードの履歴は保存期間が限られていることが多いので、定期的に履歴を保存したり、印刷したりするようにしましょう。
代金を銀行振込で支払う際には、振込明細書を領収書として使用できる可能性が高くなります。
銀行振込を行った際の通帳記録は、領収書の代わりとして有効です。
毎月決まって購入する商品やサービスがある場合、振込明細書をしっかりと保管することをおすすめします。
出金伝票を作成することで、領収書なしでも経費精算ができるケースがあります。
出金伝票は、事業者が現金で支払いを行った際に、その取引内容を記録するための書類です。
実際に、交通費や冠婚葬祭に関連する費用の精算に使われることが多い傾向にあります。
具体的に、出金伝票を正しく作成するためには、以下の5つの情報が必要です。
しかし、出金伝票だけでは経費として認められない場合もあるので注意が必要です。
出金伝票は、市販されている一般的な様式を使用して問題ありません。
取引内容に応じて独自の項目を追加する必要がある場合は、オリジナルの書式を作成して利用している法人や個人事業主もいます。
いずれの場合でも、税務上有効とされるためには、必要な5つの項目が漏れなく記載されていることが重要です。
出金伝票は、会計処理を行ったあとも、ほかの税務関係書類と同様に資料として保存しましょう。
たとえば、交通費の場合は業務日報が出金内容の裏付けとなるため、出金伝票とあわせて保存すると証拠力が高まります。
また、案内状やビジネスセミナーの入場チケットなどは、それ単体では証拠書類として不十分ですが、出金伝票と一緒に保管すれば有効な証拠となります。
こうした補強資料を組み合わせることで、税務調査時にも安心して説明できる記録が整うので、一緒に保管するようにしましょう。
現金での支払いであれば、出金伝票の作成に加えて、必ず現金出納帳にも記帳しておきましょう。
現金出納帳は、現金の入出金を時系列で記録する帳簿であり、適正な会計処理のなかで出金伝票が作成されていたことを示す重要な証拠となります。
税務調査時にも、出金伝票と現金出納帳をあわせて提示することで、支出の正当性をより明確に証明できます。
上述したとおり、クレジットカードなどのキャッシュレス取引の利用明細が、経費精算の際に領収書として認められるようになりました。
これは、2020年10月施行の改正電子帳簿保存法に基づくもので、キャッシュレス決済の明細が正式に領収書の代替証憑として扱われるようになったものです。
この改正は、経済のデジタル化やペーパーレス化を推進する一環として行われたものであり、経理業務の効率化や事務負担の軽減が期待されています。
たとえば、「電子データで受け取る領収書」や「クラウドサービスで受け取る電子取引データ」は、電子データのまま保存しても税法上有効な証憑として認められます。
インターネット通販やオンライン決済を利用した場合、領収書をPDFや画像ファイルなどの電子データで受け取ることがあります。
2020年10月施行の改正電子帳簿保存法およびその後の税制改正により、こうした電子データの領収書は、紙に印刷せず電子データのまま保存しても税法上有効な証憑として認められます。
さらに、税制改正によって保存要件も緩和されました。
従来は受け取る側が日付や時刻を記録したタイムスタンプを付与する必要がありましたが、現在は発行者側のタイムスタンプがあれば、受け取る側は不要となりました。
これにより、受領後は電子データをそのまま保存するだけで要件を満たせます。
改ざん防止措置や検索機能などの保存要件は引き続き必要ですが、業務負担は大きく軽減されます。
経理の効率化やデータ保管のしやすさ向上にもつながるでしょう。
取引先やサービス提供者から、請求書や領収書などの証憑をクラウドサービス経由で受け取るケースが増えています。
会計ソフトや請求書発行サービス上で取得したPDFやCSVなどのデータは、キャッシュレス決済の明細と同様に、領収書と同じ扱いで保管が可能です。
紙に印刷する必要がなく、必要なときにすぐアクセスできるため、管理の効率が向上します。
また、こちらも税制改正によりタイムスタンプの要件が緩和され、タイムスタンプは不要になりました。
経費精算システムやクラウド型の会計システムを導入すれば、ペーパーレス化と内部管理体制の強化、不正防止が同時に進み、経理業務の新たな標準となり得ます。
領収書を紛失してしまった場合は、適切な対応を取ることが重要です。
実際に、帳簿に記録された経費に対する領収書が存在しないと、虚偽の経費申請と見なされる可能性があるので注意が必要です。
具体的に、領収書を紛失した場合の対処方法については、以下の2つが挙げられます。
それぞれの対処方法について解説していきます。
領収書をなくしてしまった場合には、取引先に依頼して、領収書の再発行をお願いすることが一般的です。
再発行された領収書には、「再発行」といった表記が追加されることが通常で、元の領収書と区別がつくように処理されます。
また、紛失ではなく「汚れによって数字が確認できない」などといった理由で再発行を求める際には、損傷した領収書を取引先に返却する必要がある場合もあります。
しかし、一つの支払いに対して複数の領収書を発行することが、不正な行為と疑われる可能性があり、取引先によっては再発行を拒否されてしまうケースも少なくありません。
このように、再発行を必ず依頼できるわけではないので、注意が必要です。
領収書を紛失した場合の対処方法として、利用明細の確認が挙げられます。
領収書を紛失した場合でも、クレジットカードで支払ったなら、カードの利用明細を確認することで支払いの事実や支払先、金額など確認することが可能です。
法人カードを使って支払いをしていれば、法人口座から直接引き落としが行われるので、従業員が立て替える必要はありません。
しかし、従業員が個人のクレジットカードで支払いを行い、領収書を紛失した場合は、利用明細の提出をするようにしましょう。
その際に、クレジットカードの利用明細には、経費以外の個人的な支出も含まれていることがあるので、経費に関係のない部分を隠すなどして、個人情報が漏れないように配慮しましょう。
領収書が発行されないケースは以下の3つが挙げられます。
それぞれの対処法について解説していきます。
電車やバスの運賃などの交通費については領収書が発行されないので、事前に精算方法を確認しておくことが重要です。
一般的に、会社規程で「交通費の精算には領収書が不要である」ことを明確に定め、その代わりに「交通費精算書」などの専用書式を準備して対応するケースが多くみられます。
交通費精算書には、以下の5つの内容を記載しておきましょう。
法人の場合は、上記の内容を記載した交通費精算書を上司に承認してもらってから経理部門に提出する流れが一般的です。
しかし、新幹線などの高額な交通手段を利用し、交通費が3万円以上になった場合は、領収書の提出が必要になります。
特に新幹線や飛行機のような高額な交通機関では、領収書が発行されることが一般的なので、発行可能な場合には必ず受け取っておくことが重要です。
慶弔関連費についても、領収書は発行されないので、出金伝票を使って処理します。
また、参加したことを証明するために、案内状、香典返しのお礼状、パーティーの招待状などの書類も保存しておくようにしましょう。
支払先は取引先名を記載し、勘定科目には接待交際費を選び、摘要には「ご祝儀」や「香典」などを明記します。
さらに、会場の名前や日時、式の内容などを記載しておくようにしましょう。
自動販売機は領収書が発行されませんが、経費として処理することが可能です。
会社によって精算方法は異なりますが、上司などに購入内容を確認してもらったあと、出金伝票に購入した品物やその目的を記載して処理を進めることが一般的です。
支払先には「自動販売機」、勘定科目には「接待交際費（会議費）」、摘要には「コーヒー◯本（会社名・購入者名）」などの情報を記入しましょう。
キャッシュレス決済や交通費など、領収書が発行されないケースは例外的に認められます。
しかし、本来領収書が発行される取引でそれを受け取らずに経費計上した場合、税務上は経費として認められない可能性があり、さまざまなリスクが生じます。
ここでは、その取り扱いとリスクについて解説するので、ぜひ参考にしてください。
領収書は、経費の支出を裏付ける最も基本的な証憑書類です。
そのため、発行されるにもかかわらず領収書を受け取らずに経費計上を行った場合、税務署から経費として認められない可能性があります。
特に高額の支出や交際費などは領収書の有無が重視されるため、証憑がないと「私的支出ではないか」と疑われやすくなります。
経費が否認されれば、本来より多くの税額を納めなければならず、加算税や延滞税の対象となる場合も少なくありません。
そのため、発行される領収書は必ず受領し、適切に保存しておくことが重要です。
消費税の仕入税額控除とは、売上にかかる消費税額から、仕入れや経費の支払い時に発生した消費税額を差し引ける制度です。
この制度を活用することで、実際の消費税負担を軽減し、二重課税を防ぐことができます。
しかし、領収書がない場合は支払いの事実を証明できず、仕入税額控除を受けられない可能性があります。
結果として、負担すべきでない消費税まで支払うことになり、企業や個人事業主のキャッシュフローに悪影響を及ぼすでしょう。
インボイス制度の導入後は、さらに適格請求書の保存が必須となるため、領収書や請求書の管理を徹底することがいっそう重要です。
税務調査の際に領収書を提出できないと、実際の支出が確認できず、税務署は「推計課税」を行う場合があります。
推計課税とは、帳簿や取引先の情報、過去の実績などをもとに税額を推定して決定する方法です。
この場合、実際の支出よりも高めに見積もられることが多く、結果的に過大な税額を課されるリスクがあります。
さらに、帳簿や証憑の管理が不十分と判断されれば、調査対象として優先的にチェックされることにもつながります。
領収書や代替書類をきちんと保管することは、税額の適正化だけでなく、余計な税務リスクを避けるためにも欠かせません。
関連記事：税務調査で推計課税を行うことを税務署に告げられたときはどうしたらいいの？
領収書がない場合、経費として認めてもらうために代替の証憑書類を探したり、支出の正当性を補強するために説明資料を作成したりする必要があります。
たとえば、銀行振込明細や出金伝票、業務日報などを組み合わせて証明することが求められますが、それには時間と労力がかかります。
領収書1枚があれば済む作業が何倍もの工数となり、担当者の負担が増えるだけでなく、税務調査時の対応コストも高くなるでしょう。
結果として本業に割くべきリソースが圧迫され、業務効率の低下を招く恐れがあります。
日頃から領収書を受け取り、適切に整理・保存しておくことが最も効率的なリスク回避策です。
領収書がない場合でも経費にすることは可能ですが、注意点をしっかりと把握して、慎重に対応することが重要です。
具体的に、領収書なしで経費にする際の注意点については、以下の2つが挙げられます。
それぞれの注意点について解説していきます。
領収書がなければ、支払った事実を証明することが難しいので、経費の過大申請や不正利用を疑われるリスクがあります。
税務調査時は、領収書が一部紛失したり、発行されなかったりする場合には、一定の範囲で柔軟に対応してもらえることもありますが、領収書が不足している状況が頻繁に起こると、印象が悪くなり、不利になる可能性が高くなります。
特に、領収書の管理が甘く紛失が多発している場合は注意が必要です。
このように、領収書をほかの書類で証明することはあくまで例外的な対応であり、基本的には領収書を適切に保管することが重要です。
領収書の再発行を行う際には、不正行為の疑いが生じるリスクがあります。
さらに、領収書を発行する側の事業者にも、再発行する義務がないことが多く、万が一の際には不正行為に加担していると見なされる懸念から、再発行が断られるケースも少なくありません。
領収書の管理は、多くの方が手間に感じる業務の一つです。
放置すれば紛失や保存不備につながり、税務調査で不利な状況になるリスクもあります。
そこで、負担を軽減しながら効率的に領収書を管理できる方法を紹介します。
経費精算システムを導入すれば、領収書のスキャンやデータの自動読み取りが可能になり、経費報告書への入力作業を大幅に省力化できます。
多くのシステムはクラウド上で管理できるため、社内外を問わずアクセスが可能です。
さらに、スマートフォンのアプリと連携していれば、外出先から領収書を撮影して即時アップロードできるのも大きなメリットです。
これにより、紙の領収書を大量に保管する必要がなくなり、検索性や整理の手間も格段に改善されます。
経費精算システムを利用しない場合でも、スマートフォンやスキャナーを使って領収書をデジタル化し、クラウド上に保存することが可能です。
クラウド上で「交通費」「交際費」「備品購入」などカテゴリーごとに分けて管理すれば、検索性が高まり、経理処理の効率が向上します。
また、社員向けに領収書の管理マニュアルを整備すれば、紛失や記載漏れといったトラブルも防止できます。
結果として、領収書管理にかかる時間を削減し、本業や付加価値の高い業務に集中できる環境を整えることにつながるでしょう。
法人と個人事業主ともに領収書なしでも、レシートや出金伝票など、支払いの証拠となる書類があれば、経費として認められることがあります。
しかし、領収書がない場合、税務調査で疑念を抱かれることがあり、脱税と見なされるリスクが生じることもあるので注意が必要です。
また、従業員による不正行為や虚偽の報告が発生しやすくなるため、慎重な対応が求められます。
領収書の管理を効率的に行いたい場合は、経費精算システムの導入やデジタル化を検討すると良いでしょう。
このように、領収書なしでも経費として計上できますが、基本的に経費にするには領収書が最も信頼性が高い証憑であることは理解しておきましょう。
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この記事の監修者
税理士法人松本 代表税理士
松本 崇宏（まつもと たかひろ）
お客様からの税務調査相談実績は、累計5,000件以上。国税局査察部、税務署のOB税理士が所属し、税務署目線から視点も取り入れ税務調査の専門家として活動。多数の追徴課税ゼロ（いわゆる申告是認）の実績も数多く取得。
税理士法人松本は国税OB・元税務署長が所属する税理士法人です。
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