飲食代も経費にできる？計上可否の判断基準と注意点を解説！

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営業活動中の空き時間を有効活用するため、次のアポイントまでの間、カフェに入って仕事をするケースもあるでしょう。また、同業者の交流を目的とした食事会に参加するケースもあるのではないでしょうか。このような場合の飲食代を経費として扱うことができるのか、処理に悩む方も多いようです。

飲食代の中には経費として扱えるものと扱えないものがあります。経費としては扱えない飲食費を経費に計上した場合、税務調査で指摘を受ける可能性があるため、経費として計上できる飲食費の判断基準を明確に把握しておくことが大切です。

そこで今回は、経費にできる飲食代とできない飲食代について事例を交えながらご説明します。

 

経費にできる飲食代の判断基準

経費として扱うことができる飲食代と経費として扱うことができない飲食代の基本的な判断基準は、事業と関連する飲食であったかという点です。

 

事業に関連する飲食代は経費計上が可能

飲食代を経費として扱えるか悩む場合は、事業に関連する飲食代であったかどうかという点が第一の判断基準となります。例えば、事業拡大に向けて取引先との交渉をしながら行った食事会の飲食代、同業他社との業界情報の交換を目的とした食事会の飲食代などは事業に関連しているため、経費として扱うことが可能です。

ただし、事業に関連する飲食代の場合でも、事業に関連した飲食であることを証明しなければなりません。そのため、領収書を保管する際には、日時に加え、食事会の参加目的や参加者などについてもメモを残しておくようにしましょう。

 

事業に関連のない飲食代は経費としては扱えない

経費とは、事業の利益を得るために必要になった費用のことです。そのため、事業に関連しない飲食代は、当然、経費として計上することはできません。具体的には、1人で食べたランチ代や友人と食事に行った場合の飲食代などは、経費にはなりません。経費として扱える飲食代は、事業に関連するものだけに限定される点に注意が必要です。

 

経費にできる飲食代の具体例

経費にできる飲食代は、事業に関連するものです。経費として処理することができる飲食代の具体例としては次のようなものがあります。

 

取引先の接待にかかった飲食代

取引先と良い関係を構築するために開催した食事会の飲食代は、経費として計上することが可能です。この際、経費として計上できる飲食代は、取引先の分の食事代だけではなく、参加者全員の飲食代を経費として扱えます。

 

取引先との打ち合わせに伴って発生した飲食代

ホテルのロビーなどで取引先と打ち合わせをする際、飲食代が発生する場合があります。取引先と打ち合わせは、事業に関係する活動であり、この際の飲食代は経費として計上が可能です。

 

新入社員の歓迎会にかかった飲食代

新入社員を歓迎するために開いた食事会でかかった飲食代も、従業員全員の参加を前提としている場合、経費計上が可能です。従業員の親睦を深める目的も、事業のために必要な支出として認められるため、新年会や忘年会などの飲食代も経費として計上できます。

 

会議のために用意した弁当や飲み物の代金

お昼を挟んだ会議を行う際、参加者に弁当や飲み物を用意するケースがあります。この場合の飲食代も事業に関連する会議にかかった費用として考えられるため、飲食代として経費計上が可能です。

 

営業活動の間で立ち寄ったカフェでの飲食代

営業活動の間に、仕事をするために入ったカフェやファミリーレストランなどでの飲食代も、経費として計上することが可能です。ただし、食事がメインになっている場合は、事業のために必要な飲食であったと証明することが難しくなります。そのため、カフェやファミリーレストランで仕事をした際に発生した飲食代は、ドリンク代のみとなる点に注意しなければなりません。

 

従業員のために事務所に置くコーヒーやお茶などの購入代金

従業員が休憩時間などに利用できるよう購入したコーヒーやお茶などの代金は、経費として計上できます。ただし、個人事業主の場合、プライベートとの線引きが難しいため、自分が飲むためのコーヒーやお茶などの代金を経費にすることはできません。

 

来客のために購入したお茶やお茶菓子などの代金

来客に出すために購入したお茶やお茶菓子などの購入代金は、事業のために必要な支出として認められるため、経費として計上することが可能です。また、来客にお茶を出す際に必要な茶器などの購入代金も経費として処理することができます。

 

出張で朝食付きのホテルに宿泊した場合の飲食代

遠方への出張が発生する際、朝食付きのビジネスホテルを利用するケースもあるでしょう。出張時の食事は、出張に関わらず必要になるため、原則として経費として扱うことはできません。しかし、ビジネスホテルの中には朝食がセットになっているケースが多く、そのような場合、朝食の飲食代を宿泊費と区分することができないため、宿泊費全額を経費として計上することが可能です。

 

経費にできない飲食代の具体例

事業に関連しない飲食代は、経費として計上できません。経費として計上できない飲食代の具体例を5つご紹介します。

 

昼休みにとったランチの代金

仕事をしていてもしていなくても、食事はとるものです。そのため、業務の休み時間である昼休みにとったランチの代金を経費とすることはできません。1人でランチをとった場合だけでなく、従業員数名と食事に行った場合でも、その飲食代は経費として扱えません。

 

家族や友人と楽しんだ食事の代金

家族や友人と食事を楽しんだ場合の飲食代も、事業とは全く関連性のないものです。そのため、これらの飲食代を経費として計上することはできません。

 

休憩のために立ち寄ったカフェでの飲食代

仕事をするために立ち寄ったカフェでのコーヒーやお茶などの代金は、経費として計上することができます。しかし、仕事をすることが目的ではなく、休憩目的で立ち寄ったカフェでの飲食代は、事業のために必要な支出ではありません。したがって、休憩目的で立ち寄ったカフェの飲食代は、経費として計上できません。

 

特定の従業員だけで行った食事会の代金

新年会や忘年会、歓迎会など、従業員全員の参加を前提とした食事会の場合、その飲食費は経費計上が可能です。しかし、特定の従業員だけで行った食事会などは、事業と関連しているとは言い難いため、飲食代を経費として計上することはできません。

 

出張先で地元の名産品を楽しんだ際の食事代

出張先では、せっかく来たのだからと、夕食で地元の名産品を楽しむ機会もあるかもしれません。しかし、出張先での飲食代は、原則として経費として計上することはできません。例外的に飲食代の経費計上が認められるのは、朝食付きのホテルに宿泊した場合の代金です。

 

飲食代を経費として計上する際のポイント

経費として認められる飲食代を経費計上する際には、状況に応じてさまざまな勘定科目を用います。資本金100億円以下の法人の場合、交際費には上限があります。そのため、適切な勘定科目を選ばなかった場合、交際費の上限を超え、経費として計上できないケースも出てきます。また、適切な勘定科目を選択しなかったために、確定申告書を提出する際に、税務署に不審感を抱かせてしまうケースもあるでしょう。そのため、飲食代を経費計上する際には、適切な勘定科目を選択することが大切M/span>です。

飲食代を経費計上する際には、次の勘定科目を用いるケースが多くなります。

 

交際費

取引先を招待し、食事会をした場合の飲食代は、交際費として計上します。ただし、法人の場合、交際費として計上する飲食代は1人あたりの飲食費用が10,000円を超える場合です。1人あたりの飲食費用が10,000円以下の場合、事業に関連する取引先との食事会であれば、会議費として処理することができます。

交際費であるか、会議費であるかを判別するためには、1人あたりの飲食費用を証明できる資料が必要です。そのため、領収書だけでなく、開催日や参加人数、参加者の名称や名前、食事会の目的などを記載したメモも一緒に保管しておくようにしましょう。

 

会議費

取引先とのランチミーティングや1人あたり10,000円以下となる食事会、会議のために用意したお弁当や飲み物の代金などは、会議費として計上します。また、クライアントとの打ち合わせや社内の打ち合わせのために発生した飲食代、来客のために購入したお茶やコーヒー、お茶菓子の購入代金も会議費として計上することが可能です。

そのほか、営業活動中にカフェなどで仕事をした際に発生した飲食代も、会議費として計上できます。

 

福利厚生費

従業員の全員参加を前提とした歓迎会や新年会、忘年会などの飲食代は、福利厚生費として処理します。また、従業員が休憩時に利用できるお茶やコーヒーなどの購入代金も福利厚生費として経費計上が可能です。

 

旅費交通費

出張先で宿泊したホテルに朝食が付いていた場合は、宿泊費として一緒に旅費交通費として経費計上が可能です。ただし、出張時に必要以上に高額な宿泊施設を利用した場合、適切ではないと判断され、税務調査時に指摘を受ける可能性があります。出張の際には、出張の目的に見合った適切な宿泊先を選ぶようにしましょう。

 

飲食代を経費計上する際の注意点

事業に関連する飲食代であれば、問題なく、経費として処理することが可能です。しかし、経費計上する際には、気を付けなければならない点もあります。

 

領収書やレシートは必ず保管する

事業に関連する飲食代は、経費として計上できますが、経費として処理するためには、支出を証明する領収書やレシートが必要です。支払いがあったことを証明するため、領収書やレシートは必ず保管をしておきましょう。法人の場合、領収書やレシートの保管期間は7年間です。また、個人事業主は青色申告をしている場合7年間、白色申告をしている場合は5年間、保管しなければなりません。

 

会議や接待に参加した人の人数や名前をメモに残す

取引先との飲食代のうち、1人あたりの飲食代金が10,000円未満であれば、会議費として扱うことになります。しかし、1人あたりの飲食代金が不明な場合、税務調査時に指摘を受ける可能性があります。また、業務に関連する食事会であったのかについても疑われるケースもあるでしょう。そのため、1人あたりの飲食代を明確に示せるよう、飲食代の領収書だけでなく、開催日時や参加者の人数、参加者の所属先や名前、食事会の目的などを示すメモも一緒に保管することが大切です。

 

法人の場合は交際費の上限額に注意する

資本金100億円未満の企業の場合、接待交際費を経費として計上することが認められています。しかし、経費として計上できるのは、資本金1億円以上100億円未満の企業では、接待飲食費の50％までと上限が設定されています。また、資本金1億円未満の企業の場合、接待飲食費の50％または800万円のいずれかが上限となります。

上限が設定されている法人の場合、上限以上に交際費を使用することができないわけではありませんが、上限を超えた分は、税務上、経費として計上できません。そのため、節税効果を得るためには、交際費と会議費を適切に使い分けることが重要です。

 

個人事業主も飲食代の比率に気を付ける

個人事業主は法人と異なり、交際費の上限が設定されているわけではありません。しかしながら、交際費や会議費として計上する額が高すぎる場合、税務署から指摘を受ける可能性があります。

個人事業主の事業規模は法人に比べて小さくなるケースがほとんどです。接待費や会議費として計上している額が、事業規模に比べて多く、経費における飲食代の比率が高すぎる場合、不正に飲食代を経費に計上し、不正に税金を逃れているのではと疑われる恐れがあります。

経費として計上できる飲食代は、原則として事業に関連する飲食代のみであることを忘れずに、正しく経費計上をするよう気を付けましょう。

 

まとめ

飲食代の中でも、事業に関連する飲食代は経費として計上することが可能です。具体的には取引先の接待にかかった飲食代や打ち合わせにかかった飲食代、社員全員が参加する新年会や忘年会などの飲食代などが経費に該当します。仕事のためにカフェなどに入り、飲食をした場合のドリンク代なども経費計上が可能ですが、休憩目的で業務の途中に入ったカフェでの飲食代は経費として扱うことはできません。

経費として計上できない、業務とは関連性のない飲食代を経費計上している場合、税務調査で指摘を受け、経費計上を否認される恐れもあります。飲食代を経費計上する際には、業務に関連した支出であるかどうかを基準に判断し、適切な勘定科目を使って処理することが大切です。

 

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