確定申告では領収書の提出が必要？紛失時の対応や保管ルールも解説

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個人事業主が確定申告を行う場合には、所得額を確定させるために必要経費の合計額も算出しなければなりません。その場合、支払いの証拠となる領収書が必要となります。

しかし、うっかり領収書を紛失してしまったり、受け取るのを忘れてしまったりということもあるのではないでしょうか。また、確定申告書に領収書の添付は必要になるのか疑問に思う方もいらっしゃるでしょう。

そこで今回は、確定申告時の領収書の扱い方や紛失時の対応方法、保管に関するルールなどについて解説します。

確定申告では領収書が必須だが提出は不要

確定申告の際には、申告する年分の領収書をすべて準備しておかなければなりません。領収書があることで、仕入はもちろん、経費の支払いがあったことを証明できるからです。領収書がない支出に関しても経費として計上した場合、経費の水増しを疑われる可能性があります。

しかしながら、確定申告時に領収書を提出する必要はありません。領収書をもとに、経費の額を正しく計上する必要はありますが、領収書の提出義務があるわけではないのです。
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領収書の提出義務がないのであれば、領収書がなくても確定申告ができてしまうのではないかと思うかもしれません。しかし、領収書には提出義務はないものの、一定期間は保管しておかなければならないというルールがあります。そのため、経費の額を証明するため、領収書は確定申告後も一定期間は保管しておかなければならないのです。

領収書の記載項目

確定申告の際に支払いの証明として使用する領収書には次の事項が記載されている必要があります。領収書を受け取ったときには、以下の項目が記載されているか、しっかり確認するようにしましょう。

・支払年月日

・支払金額

・支出目的・用途

・領収書の発行元

・宛名

また、消費税の仕入税額控除を受ける場合は、上記に加え、以下の事項も記載されている必要があります。

・適格請求書発行事業者の登録番号

・税率ごとに区分した消費税額等

・税率ごとに区分して合計した対価の額（税抜または税込）と適用税率

支払年月日

支払年月日とは、取引が行われた日付であり、金銭の支払いが生じた日付のことです。日付が記載されていない領収書の場合、いつの領収書であるのか、領収書の発行日を確定できないため、税務調査の対象に選ばれた際などに経費計上が否認される恐れがあります。

支払金額

商品やサービスの対価として支払った金額を示す項目です。金額が記載されていない領収書は、当然、支払いの証明とはならないため、確定申告時に経費の証明として利用することもできません。

支出目的・用途

但し書きとして記載されることが多い項目です。購入した商品や提供されたサービスなど、具体的な支出の目的や用途が記載されてあれば、何のための支出なのかをはっきりと証明することができます。

時間が経つと記憶も薄れるため、仕訳をする際などにも正確に処理できない可能性があります。また、具体的な支出内容が記載されていることで税務調査時に指摘を受けた場合でも、必要経費であることを主張しやすくなるでしょう。

領収書の発行元

領収書を発行した事業者の名称が記載されていない場合、領収書を偽造したと疑われる可能性があります。また、インボイスとして扱う場合は、領収書の発行元の事業者名に加え、インボイスの登録番号も記載されていなければなりません。

宛名

領収書の宛名が空欄であったり、「上様」と記載されているような場合、領収書が誰に対して発行されたのか、受取人を確認することができません。そのため、税務調査時にはそのような領収書は否認される恐れがあります。

宛名には、法人の場合は法人名、個人事業主の場合は屋号や事業主名を記載してもらうようにしましょう。

ただし、簡易インボイスの場合は、宛名の記載の省略が認められています。簡易インボイスの発行が認められているのは、不特定多数に対して商品やサービスの提供をする小売業、飲食店業、タクシー業など、一部の事業者のみです。

税率ごとに区分して合計した対価の額（税抜または税込）と適用税率

インボイスの場合は、10％と8％に区分したそれぞれの対象となる対価の総額と適用税率が記載されてある必要があります。対価の額については、税込でも、税抜きであってもかまいません。

税率ごとに区分した消費税額等

また、インボイスの場合は、10％と8％に区分したそれぞれの消費税額の合計についても記載されていなければなりません。

ただし、簡易インボイスの場合は、税率または税額のどちらか一方の記載でよいことが認められています。

確定申告に必要な領収書を紛失した場合の対処法

確定申告にあたって領収書は必要ですが、領収書を紛失してしまったり、受け取るのを忘れてしまったりすることもあるでしょう。領収書がない場合には、以下のような方法で対処することが可能です。

クレジットカードの明細書などを利用する

領収書は紛失したものの、クレジットカードの明細書がある場合は、クレジットカードの明細書を領収書の代わりとして使用することが可能です。また、銀行の振り込み明細書があれば、振り込み明細書を領収書の代わりとすることもできます。

レシートを領収書の代わりとして使用する

領収書の発行を依頼しなかった場合でも、レシートなら保管しているというケースもあるでしょう。レシートには、宛名はないものの、支払年月日や支払金額、支払い対象となった商品やサービスの詳細などが記載されているため、領収書の代わりとして使用することが可能です。

出金伝票を作成する

現金払いをしている場合は、クレジットカードの明細書も残りません。また、領収書は原則として再発行ができないため、現金払いでレシートもないような場合は、出金伝票を作成することで領収書の代わりとすることもできます。

しかし、領収書は、代金を受け取った側が発行する書類であるのに対し、出金伝票は代金を支払った側が作成する書類です。そのため、領収書の代わりとして出金伝票を使用した経費処理が多い場合、不正を疑われる可能性があるため、出金伝票の作成は最小限にとどめる必要があるでしょう。

領収書が発行されない場合の対処法

事業のためにした支出であっても、領収書が発行されないケースもあります。その場合、確定申告の際にはどのように対処すべきなのでしょうか。

領収書が発行されない具体的なシーンに合わせながら、対処法について解説します。

冠婚葬祭で御祝儀や御香典を渡した場合

取引先の担当者が結婚をしたときに結婚祝いとして御祝儀を渡すことや取引先の方が亡くなったときに御香典を渡すケースなどもあるでしょう。ビジネスに関連している相手に渡す御祝儀や御香典は、経費として認められますが、御祝儀や御香典を渡した際に領収書の発行を依頼することはできません。

この場合は、出金伝票を作成し、経費として処理をします。その際、支出先や支出金額、支出日、支出目的を記載したメモを残し、結婚式の招待状や葬儀の会葬礼状などを保管しておくと、経費であると認められる可能性が高くなります。

自動販売機を利用した場合

会議の出席者にドリンクを用意する場合や来客に提供するドリンクを自動販売機で購入する場合、自動販売機には領収書を発行する機能がないため、自動販売機での購入分については領収書を受け取ることはできません。しかし、会議の出席者に配布するドリンクの購入代金や来客に渡すドリンクの購入代金は、事業のためにかかった費用であり、経費として扱うことが可能です。

そのため、自動販売機で購入した商品の代金については、出金伝票を作成して処理を行うようにします。その際には、飲み物の単価と本数、会議の参加者、参加人数なども合わせて記載しておくようにしましょう。

公共交通機関で移動をした場合

営業活動などのために、電車やバスを利用して移動する際も、領収書の発行を依頼できないケースがあります。

ICカードで乗降した場合などは、券売機で利用履歴を印字するか、交通機関のホームページで利用履歴をダウンロードすることで、移動経路や利用金額を示すことが可能です。

また、出金伝票を作成し、交通費を計上することもできます。その場合は、日付、出発地と目的地、移動の目的、利用した交通手段、支払金額を記載しておくようにしましょう。

確定申告後の領収書の保管ルール

繰り返しになりますが、確定申告書を提出する際に領収書を添付する必要はありません。しかし、確定申告が終わった後も領収書は保管が義務付けられているため、しっかりと領収書の保管ルールを理解し、適切に保管しておくことが大切です。

領収書の保管期間は？

領収書の保管期間は、青色申告をしているか白色申告をしているかによって変わってきます。

青色申告事業者の場合：領収書の保管期間は7年間。ただし、前々年の所得が300万円以下の場合は５年間の保管で問題ありません。

白色申告事業者の場合：保管期間は５年間。

また、インボイスについては7年間の保存義務があるため、消費税の課税事業者の場合は、インボイスに該当する領収書については7年間保管しておかなければなりません。

領収書の保管方法

確定申告後、税務調査の対象となった場合、帳簿などの書類と合わせ、領収書の提示が求められる可能性があります。そのため、求められた際にはすぐに提示できるよう、紙の領収書については、月ごとに区別し、一年分をまとめて保管しておくとよいでしょう。

また、2020年１月の電子帳簿保存法改正によって、インターネットを介して受領した領収書については、紙に出力するのではなく、電子データのまま保存しなければならないルールに変更されています。ただし、電子的に発行された領収書を保存するためには次の要件を満たさなければなりません。

・タイムスタンプの付与や訂正・削除などの記録を残す改ざん防止の措置を施す

・必要に応じて領収書を検索できるような仕組みを導入する

個人事業主が確定申告をする際の領収書のチェックポイント

個人事業主が確定申告をする際、領収書のチェック時には次の点に注意することが大切です。

プライベートの領収書が混じっていないか

個人事業主として事業を営んでいる場合、事業用の領収書やレシートとプライベートの支出に関する領収書やレシートが混じってしまう場合があります。当然のことですが、プライベートの飲食費用や日用品の購入費用などは、事業の必要経費としては認められません。

事業規模に対して経費の割合が高すぎる場合、税務署からプライベートの支出も経費として計上し、不正に税金の負担を逃れようとしているのではと疑われる可能性があります。

確定申告をする際には、事業の支出とプライベートの支出を明確に区分し、事業のためにかかった支出の領収書やレシートに記載されている金額のみを経費に計上するようにしましょう。

また、プライベートの買い物をするついでに事業で使用する消耗品などを購入する機会もあるかもしれません。そのような場合、一枚の領収書やレシートにプライベートと事業用の商品が混じってしまいます。この場合は、事業用の支出が分かるようにチェックを入れるなどして、対象の支出のみを経費に計上し、領収書やレシートは保管するようにします。

収入印紙が貼付されているか

５万円以上の取引があった場合、領収書には収入印紙の貼付が必要です。貼付すべき収入印紙の額は、領収書に記載されている金額によって変わってきます。

収入印紙が貼付されていない領収書が無効になるわけではありません。しかし、領収書の発行側は印紙税の納税義務違反として過怠税の対象となるため、領収書受領時には収入印紙が貼付されているかも確認するようにしましょう。

ただし、電子データで発行される領収書の場合は、印紙税法の課税文書には該当しないため、５万円以上の取引であっても収入印紙は不要です。

まとめ

確定申告時には、経費の額を算出するため、領収書が必要です。しかしながら、確定申告書類を提出する際に領収書を添付する必要はありません。

領収書は、支払いの事実や支払金額を証明する重要な書類です。そのため、確定申告書への領収書の添付は不要ですが、領収書は経費の信憑書類として一定期間は保管しておく義務があります。

また、電子帳簿保存法の改正によって、電子データで発行された領収書については、要件を満たしたうえで電子的に保存しなければならない点にも注意しましょう。

 

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