税務調査の準備でするべきこととは？対応方法や注意点を解説

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納税の義務を負っている法人や個人事業主は、税務調査の対象となる可能性があります。税務調査が行われる際には、原則として税務署から通知がなされますが、突然の通知に焦ってしまうケースは少なくありません。税務調査対応は事前の準備がカギを握るともいわれています。

では、税務調査が入る前にはどのような準備が必要になるのでしょうか。

今回は、税務調査の事前準備でするべきことや当日の対応方法、注意点などについて解説します。

税務調査の流れを確認

税務調査は大きく分けると「任意調査」と「強制調査」の2つに分けられます。このうち、強制調査は多額の脱税が疑われる場合に国税局査察部によって実施される調査です。一般的な税務調査は任意調査と呼ばれるもので、税務署の調査官が調査を担当します。

ここでは税務調査の流れを確認していきましょう。

事前通知

任意調査では、原則として、税務調査を実施する前に納税者に対し事前の通知が行われます。一般的には、調査を実施する1～3週間程度前に電話によって事前通知が入るケースが多くなっています。

事前通知で伝えられるのは、税務調査の実施日時、調査の目的、調査対象の税目、調査対象期間、調査のために必要な書類などです。

日程の調整

税務調査の事前通知を受けた場合、調査自体を拒否することはできません。しかし、任意調査は納税者の協力の下に実施する調査であるため、指定された調査日程の都合が悪い場合には日程調整を願い出ることができます。顧問税理士がいる場合は税理士のスケジュールを確認したうえで、日程を調整することが可能です。また、税理士と顧問契約を結んでいない場合でも、税務調査に対応している税理士に立ち会いを依頼し、日程を調整したうえで税務署に連絡することもできます。

必要書類を準備する

調査対象となる税目に関する帳簿や書類を揃えておきます。帳簿や書類を準備していない場合、調査官が訪れても適正な調査を実施できません。また、書類が揃っていなければ調査の時間がかかるだけでなく、杜撰な管理体制がきっかけとなり、より詳細な調査に発展する可能性もあります。

事前通知を受けてから税務調査当日までの間には、税理士とも相談しながら事前準備をしっかり進めることが大切です。

税務調査当日

税務調査の当日は、調査官がオフィスや店舗など、調査場所を訪れます。午前中は業務の内容や取引先、最近の取引状況などについてのインタビューが行われます。納税者の緊張をほぐすよう、ヒアリングはリラックスした雰囲気で行われることもありますが、雑談のように思えても、実際には事業の実態を探る意図が含まれているケースもあります。誠実に対応する必要はありますが、質問されたこと以上の情報を伝える必要はありません。

インタビュー終了後は、帳簿や書類などを確認しながら細かいチェックが進められます。個人事業主の場合は1日で調査が終了することも多くなりますが、法人の場合は企業の規模によって2日わたる場合やそれ以上の日数を要するケースもあります。

調査結果の通知

税務調査がすべて終了すると、調査結果が通知されます。調査の結果、申告内容に問題がない場合は、そのまま調査が終了しますが、何らの不備や申告漏れが指摘された場合は修正申告を行わなければなりません。また、修正申告の際には、不足分の税金や過少申告加算税、延滞税などの加算税の納税も求められます。申告の必要があるにもかかわらず、納税と申告を怠っていた場合は、過少申告加算税ではなく、より税率の重い無申告加算税が加算されることとなります。

税務調査の事前準備が重要な理由とは

税務調査の対象に選ばれた場合、任意調査であっても調査を拒否することはできません。そのため、事前通知を受けたらできるだけスムーズに対応できるよう、事前準備を進めることが大切です。ではなぜ、税務調査の事前準備が重要な意味を持つのでしょうか。

事前準備をすべき理由をご紹介します。

事前準備によって税務調査が円滑に進行する

後ほどご紹介しますが、税務調査を受ける際には、事前に関係書類や帳簿の準備が必要です。もし、帳簿や書類の準備が済んでいなければ、調査がスムーズに進行できず、調査が長期化する恐れがあります。また、必要な書類が準備されていない場合、意図的に隠蔽しているのではと疑われる可能性もあるでしょう。

さらに、税務調査では調査官からさまざまな質問がなされます。質問には正直に回答する必要がありますが、回答方法によっては調査官に不審な印象を与える恐れもあります。事前に指摘されやすい事項を想定し、どのように回答すべきかを準備しておけば、税務調査当日に質問を受けても落ち着いて的確な対応ができるようになるでしょう。

追徴課税のリスクを低減できる

追徴課税のリスクを抑えるうえでも、事前準備は必要です。事前準備の際に書類をチェックし、何らかのミスや不備が発覚した場合、調査官の指摘を受ける前に自主的に申告を行えば、課されるペナルティを軽減できる可能性があります。

また、指摘を受ける可能性が高い点について、正当性を証明できる書類を準備し、論理的に説明できれば調査官にも意図が伝わり、不用な疑いを抱かれずに済ませることができるでしょう。税理士に事前準備についての相談をすればより具体的な税務調査対策を実施できます。

税務調査で準備すべき書類

税務調査では、売上や経費の額が申告内容と相違ないか、帳簿や関係書類と照合しながら詳細にチェックされます。そのため、税務調査の前には、調査がスムーズに進むよう、必要な帳簿書類を事前に準備しておく必要があります。

税務調査の前に準備すべき書類は以下のとおりです。

申告関係の書類

法人の場合は法人税、消費税、源泉所得税の申告書を準備します。時系列に並べ、事業年度ごとにファイルに綴じておくと調査官が確認しやすくなります。また、個人事業主の場合は、所得税の確定申告書と消費税の申告書、青色申告決算書の準備が必要です。法人の場合と同様、時系列にまとめて準備しておくようにしましょう。

帳簿類

総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛帳、買掛帳、固定資産台帳を準備します。帳簿は、申告書を作成する元となる書類であり、申告内容のチェックを行ううえでは必ず必要となるものです。紙で作成している場合は、申告関係書類と同様、事業年度ごとに分け、時系列順に並べておくとよいでしょう。

また会計ソフトやエクセルなどを使い、データで管理している場合は、必ずしも出力する必要はありません。ただし、調査官から出力を求められる場合があるため、検索・出力方法を確認しておきましょう。

証憑書類

売上や仕入れ、経費については税務調査で詳細にチェックされます。契約書や納品書、請求書、領収書など、売上や経費の額を証明する書類についても事前に準備をしておくことが大切です。これらの証憑書類についても、取引の流れや金額をスムーズに確認できるよう時系列に並べておくとよいでしょう。

給与関係の書類

人件費も税務調査ではチェックされやすいポイントです。人件費は経費の中でも大きな割合を占める項目であり、中には架空の人件費を支払ったように見せかけ、納税額を低く抑えようとする事例もあります。そのため、給与台帳や源泉徴収簿、扶養控除申告書、社会保険料算定基礎届、住民税の特別徴収通知書など、関連書類を事前に準備する必要があります。

そのほか勤務の実態を示すものとして、タイムカードや雇用契約書なども準備しておくとよいでしょう。これらの書類は従業員ごとにファイルしておくと確認しやすくなります。

個人事業主で従業員を雇用していない場合は、これらの書類を準備する必要はありません。

資産関係の書類

保有する資産に関する資料も準備が必要です。棚卸資産も税務調査では指摘を受けやすいポイントであり、棚卸資産がある業種であれば、棚卸表は必ず用意しておきましょう。

また、不動産や設備、車両などの固定資産を保有している場合は売買契約書や領収書の準備も必要です。そのほか、リース契約書、保険証券、賃貸契約書、減価償却計算書なども準備しておくと安心です。

預金関係の書類など

預金情報についても税務調査ではチェックされる可能性があるため、通帳のコピーや融資契約書、当座勘定照合表なども準備しておきましょう。

そのほか、法人の場合は会社案内のパンフレット、役員報酬に関する株主総会の議事録などが求められるケースもあります。当日に求められて慌てることのないよう、必要書類と合わせて準備しておくとよいでしょう。

税務調査の前にすべき準備とは

税務調査では、事前の準備が結果にも影響するといわれています。税務調査の事前通知を受けたときから、実施すべき準備や対策をご紹介します。

税理士に相談する

事前通知を受けたらまず初めに準備すべきことは、税理士への相談です。税務調査では、帳簿や書類を確認しながら、細かな点までチェックがなされます。調査をしながら疑問が生じた際には、納税者に質問がなされますが、税法などに詳しくなければ、的確に回答できない場合もあるでしょう。質問には誠実に回答しなければなりませんが、うまく回答できないことで調査官の主張を受け入れなければならず、追徴課税が求められる事態に発展する可能性があります。

税務調査をスムーズに進め、追徴課税のリスクを最小限に抑えるためには、税理士への相談が大きな意味を持ちます。税務調査に強い税理士であれば、税務調査で指摘されやすいポイントを把握しており、納税者が答えにくい場合でも的確なフォローを受けることが可能です。

税務調査の事前通知から調査当日まで、準備できる時間は長くはありません。事前通知を受けたらできるだけ早く税理士に相談することが大切です。

書類の準備とともに確認を行う

税務調査までに準備が必要な書類については先ほどご紹介しましたが、書類を準備したうえで、指摘を受けやすい箇所などを税理士と確認するようにしましょう。税務調査では原則として3年分、場合によっては5年分、または7年分の申告内容についてチェックがなされる場合があります。

過去の申告書類についても、帳簿や書類と照合しながら、ミスや漏れがないか確認しておきましょう。また、前年と売上や利益の額が大きく変動している場合、指摘を受けそうな部分に関しては、なぜそのような変動が発生したのか、予め説明できるよう準備しておきましょう。

税務調査の経験を豊富に持つ、実績のある税理士であれば、調査官が注目しやすいポイントを把握しているため、対応方法などについても明確なアドバイスを受けられます。

当日の調査対応について準備する

税務調査の当日、調査官からはさまざまな質問がなされます。例えば、調査を実施する前には事業の内容や経営方針、事業の歴史などについて説明を求められる場合があります。また、仕訳の方法など、具体的な経理処理の内容について質問がなされることもあるでしょう。それについて誰がどのように説明するのか、担当を決めておかなければ、当日、調査に時間がかかってしまう可能性があります。また、回答内容が人によって異なる場合、何かを隠蔽しているのではと疑われる恐れがあります。

税理士に立ち会いを依頼すれば、回答が難しい質問に対しては税理士にフォローをしてもらえますが、当日の担当や説明内容については事前に打ち合わせをしておくことも大切です。

まとめ

税務調査をスムーズに終えるためには、事前に必要書類を漏れなく揃え、内容を確認するなどの事前準備が重要です。準備が整っていない場合、杜撰な管理体制が疑われ、より詳細な調査が実施される可能性もあります。

税務調査の事前通知から、調査当日まではそれほど長い時間が残されているわけではありません。事前通知を受けたら、すぐに税理士に相談し、立ち会いを依頼することが何よりの事前準備となります。

税理士法人松本は、毎年数多くの税務調査への立ち会い経験を持つ税務調査に強い税理士法人です。国税OBも多数在籍しており、調査官の視点を把握していることから、指摘されやすいポイントや追徴課税のリスクを抑える交渉方法についても熟知しています。

税務調査の事前通知を受けた際には、ぜひ早めに税理士法人松本にご相談ください。

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