税務調査の準備でするべきこととは？対応方法や注意点を解説

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納税の義務を負っている法人や個人事業主は、税務調査の対象となる可能性があります。税務調査が行われる際には、原則として税務署から通知がなされますが、突然の通知に焦ってしまうケースは少なくありません。税務調査対応は事前の準備がカギを握るともいわれています。

では、税務調査が入る前にはどのような準備が必要になるのでしょうか。

今回は、税務調査の事前準備でするべきことや当日の対応方法、注意点などについて解説します。

税務調査の流れを確認

一般的な税務調査は、事前通知、日程調整、必要書類の準備、調査当日の対応、調査結果の通知という流れで進みます。税務調査の準備でするべきことは、通知内容を正確に確認し、対象期間の帳簿や関係書類を整理したうえで、当日の受け答えについて税理士と打ち合わせておくことです。

税務調査は、大きく「任意調査」と「強制調査」の2つに分けられます。このうち強制調査は、多額の脱税が疑われる場合などに国税局査察部が実施する調査です。一般的な税務調査は任意調査と呼ばれ、税務署の調査官が担当します。

当事務所に寄せられるご相談の傾向として、「自分の規模では調査は来ない」と考えていた個人事業主や副業の方からのご相談が目立ちます。調査対象になるかどうかは、事業の規模だけではなく申告の状況によっても左右されるため、規模にかかわらず準備しておくことが大切です。

事前通知

任意調査では、原則として税務調査を実施する前に、納税者へ事前通知が行われます。一般的には、調査を実施する1～3週間程度前に電話で事前通知が入るケースが多くなっています。

事前通知では、税務調査の実施日時、調査場所、調査の目的、対象となる税目・期間、調査のために必要な帳簿や書類などが伝えられます。聞き漏らしを防ぐため、通知を受けた際は担当する税務署や調査官の情報を含め、伝えられた内容を記録しておきましょう。

日程の調整

税務調査の事前通知を受けた場合、調査そのものを一方的に拒否することはできません。ただし、指定された日時に業務上の都合などがある場合は、その事情を伝えて日程調整を申し出ることができます。

任意調査は納税者の協力のもとで実施されるため、指定された調査日程の都合が悪いときは、対応可能な候補日を整理して税務署へ相談します。調査を先延ばしにするのではなく、合理的な理由を説明したうえで調整することが重要です。

顧問税理士がいる場合は、税理士のスケジュールを確認したうえで日程を調整できます。顧問契約を結んでいない場合でも、税務調査に対応している税理士へ立ち会いを依頼し、日程を調整したうえで税務署に連絡することが可能です。

必要書類を準備する

事前通知で示された対象税目・対象期間に応じて、帳簿や関係書類を揃えます。単に書類を集めるだけでなく、帳簿の記載内容と関係書類が対応しているかを確認し、調査当日に提示できる状態に整理しておくことが必要です。

帳簿や書類を準備していない場合、調査官が訪れても適正かつ円滑に調査を進められません。書類が揃っていなければ調査に時間がかかるだけでなく、管理体制に問題があると受け取られ、より詳しい確認が必要になる可能性もあります。

事前通知を受けてから税務調査当日までの間に、対象期間の申告内容と帳簿・関係書類を見直すことが大切です。処理方法が不明な取引や説明しにくい入出金がある場合は、自己判断で書類を書き換えたり破棄したりせず、税理士に相談しながら準備を進めましょう。

税務調査当日

税務調査当日は、調査官がオフィスや店舗などの調査場所を訪れ、事業内容の聞き取りや帳簿・関係書類の確認を行います。質問には事実に基づいて簡潔かつ誠実に答え、不明な点を推測で回答しないことが基本的な対応方法です。

一般的には、最初に業務内容や取引先、最近の取引状況などについてのインタビューが行われます。納税者の緊張をほぐすような雰囲気で進むこともありますが、雑談のように思える質問にも、事業の実態や申告内容を確認する意図が含まれている場合があります。

誠実に対応する必要はありますが、質問と関係のない情報まで進んで伝える必要はありません。質問の意味が分からない場合はその場で確認し、資料を調べなければ分からない内容については、確認してから回答すると伝えましょう。

インタビュー終了後は、帳簿や関係書類を確認しながら細かなチェックが進められます。個人事業主の場合は1日で実地の調査が終了することもありますが、法人では企業の規模や確認事項によって2日間にわたる場合や、それ以上の日数を要するケースもあります。

調査結果の通知

税務調査が終了すると、確認した内容に基づいて調査結果が伝えられます。申告内容に問題がなければ調査は終了し、申告漏れなどを指摘された場合は、その内容を確認したうえで修正申告などの対応を検討します。

指摘を受けたときは、対象となる取引、年度、税目、計算根拠を確認することが重要です。指摘内容が分からないまま修正申告をするのではなく、調査官から説明を受け、必要に応じて税理士と妥当性を検討しましょう。

修正申告を行う場合は、本来納めるべき税額との差額に加え、状況に応じて過少申告加算税や延滞税などの納付が必要になります。申告義務があるにもかかわらず期限内に申告していなかった場合は、過少申告加算税ではなく無申告加算税の対象となることがあります。

税務調査の事前準備が重要な理由とは

税務調査の事前準備が重要なのは、必要な帳簿や関係書類を整理し、調査官からの質問に落ち着いて対応するためです。申告内容を事前に確認しておけば、調査を円滑に進められるだけでなく、申告の誤りや説明不足による追徴課税のリスクを抑えられる可能性があります。

一般的な税務調査は任意調査ですが、納税者には調査官の質問や帳簿書類の検査に応じることが求められるため、正当な理由なく拒み続けることはできません。事前通知を受けたら、調査対象となる税目や期間、準備を求められた帳簿書類などを確認し、できるだけスムーズに対応できるよう準備を進めることが大切です。

事前準備によって税務調査が円滑に進行する

関係書類や帳簿を事前に整理しておけば、調査官から提示を求められた際に速やかに対応でき、税務調査を円滑に進めやすくなります。反対に、必要な資料が不足していると確認に時間がかかり、調査が長期化する可能性があります。

必要な帳簿や書類が準備されていない場合には、資料を提出できない理由について追加の説明を求められることもあります。単なる紛失や整理不足であっても、事情を十分に説明できなければ、取引や申告内容に疑問を持たれる可能性があるため注意が必要です。

また、税務調査では、売上や経費の計上方法、取引の内容、現金の管理方法などについて質問されることがあります。質問には事実に基づいて正確に回答する必要がありますが、記憶が曖昧なまま推測で答えると、帳簿書類との食い違いが生じかねません。指摘されやすい事項や取引の経緯を事前に確認し、根拠となる資料とあわせて説明できるようにしておけば、税務調査当日も落ち着いて的確に対応しやすくなります。

追徴課税のリスクを低減できる

事前準備の段階で申告内容と帳簿書類を見直すことは、追徴課税のリスクを抑えるためにも重要です。計上漏れや処理の誤りが見つかった場合には、その内容と原因を確認し、税理士に相談したうえで必要な対応を検討できます。

調査官から指摘を受ける前に誤りを把握できれば、自主的な修正申告などによって、ペナルティが軽減される可能性があります。ただし、申告を修正すべきかどうかや、どのような取り扱いになるかは、誤りの内容や対応する時期などによって異なるため、自己判断で処理せず慎重に確認することが大切です。

一方、申告内容が適正であっても、契約書、請求書、領収書、取引記録などの根拠資料が不足していると、その正当性を十分に説明できないことがあります。指摘される可能性がある事項について、処理の根拠となる書類を整理し、取引の経緯を論理的に説明できるようにしておけば、不要な疑いを招くことを避けやすくなります。

税理士に事前準備を相談すれば、帳簿書類の確認だけでなく、想定される質問や説明方法、修正が必要な事項の有無についても具体的な助言を受けられます。当事務所に寄せられるご相談の傾向として、顧問税理士がいる方からの税務調査対応のご依頼も珍しくありません。日常の申告業務と税務調査への対応では求められる経験が異なるため、必要に応じて税務調査対応に詳しい税理士へ相談することも選択肢です。

税務調査で準備すべき書類

税務調査の前には、申告関係書類、帳簿類、証憑書類、給与・資産・預金関係の資料を準備します。調査対象となる事業年度ごとに整理し、申告書の金額から取引内容まで確認できる状態にしておくことが重要です。

税務調査では、売上や経費の金額が申告内容と相違ないか、帳簿や関係書類を照合しながら詳しく確認されます。税務署から事前に依頼された資料がある場合は、その案内を優先したうえで、次の書類を準備しましょう。

• 申告関係の書類
• 総勘定元帳などの帳簿類
• 請求書や領収書などの証憑書類
• 給与や源泉徴収に関する書類
• 棚卸資産や固定資産に関する書類
• 預金や借入金に関する書類

申告関係の書類

法人は法人税・消費税・源泉所得税に関する申告書類、個人事業主は所得税の確定申告書・消費税申告書・青色申告決算書などを準備します。いずれも調査対象となる事業年度または年分ごとにまとめておきましょう。

申告関係書類は時系列に並べ、年度ごとにファイルへ綴じておくと確認がスムーズです。修正申告をしている場合は、当初の申告書と修正申告書を混同しないように整理し、申告内容の変化を確認できる状態にしておきます。

帳簿類

総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛帳、買掛帳、固定資産台帳などを準備します。これらは申告書の金額がどのように計算されたかを確認するために、原則として必要になる重要な資料です。

紙で作成・保存している帳簿は、申告関係書類と同様に事業年度ごとに分け、時系列順に整理しておくとよいでしょう。申告書の金額と帳簿の合計額が一致しているか、事前に確認しておくことも大切です。

会計ソフトやエクセルなどを使ってデータで管理している場合は、必ずしもすべてを事前に印刷する必要はありません。ただし、調査官から画面表示や出力を求められる場合に備え、対象期間のデータをすぐに検索・表示・出力できるか確認しておきましょう。税理士や経理担当者しか操作方法が分からない場合は、当日の対応方法も決めておく必要があります。

証憑書類

契約書、納品書、請求書、領収書など、売上・仕入れ・経費の取引内容と金額を証明する書類を準備します。帳簿に記載された取引について、相手先や取引日、金額、内容を確認できる状態にしておくことが重要です。

売上や仕入れ、経費は税務調査で詳しく確認される項目です。証憑書類は、取引の流れや金額をスムーズに確認できるように、事業年度や取引先、月など一定の基準で整理しておくとよいでしょう。

書類を電子データで保存している場合は、必要な請求書や領収書を取引年月日、取引先、金額などから検索できるか確認します。紙の書類と電子データが混在している場合は、それぞれの保存場所を把握し、帳簿から該当資料をたどれるようにしておきましょう。

給与関係の書類

従業員を雇用している場合は、給与台帳、源泉徴収簿、扶養控除等申告書、社会保険関係書類、住民税の特別徴収通知書などを準備します。あわせて、雇用契約書やタイムカードなど、給与額と勤務実態を確認できる資料も整理しておきましょう。

人件費は経費の中でも金額が大きくなりやすく、税務調査では支給の事実や給与計算、源泉徴収の状況などが確認されます。そのため、給与に関する書類は従業員ごと、または支給月ごとに整理し、帳簿上の人件費と照合できるようにしておくことが大切です。

役員や家族従業員に給与を支払っている場合も、勤務内容や支給額を説明できる資料を確認しておきましょう。個人事業主で従業員を雇用しておらず、給与の支払いがない場合は、これらの給与関係書類を準備する必要はありません。

資産関係の書類

棚卸表、固定資産台帳、売買契約書、領収書、リース契約書など、事業で保有・使用している資産に関する資料を準備します。帳簿上の資産額と実際の保有状況を確認できるようにしておきましょう。

棚卸資産は税務調査で確認されやすい項目の一つです。商品や製品、原材料などの棚卸資産がある業種では、期末に作成した棚卸表を用意し、数量や評価額の算定方法を説明できるようにしておく必要があります。

不動産、設備、車両などの固定資産を保有している場合は、取得時や売却時の契約書、請求書、領収書なども準備します。そのほか、リース契約書、保険証券、賃貸借契約書、減価償却計算書など、資産の取得価額や利用状況、経費計上の根拠を確認できる資料も整理しておくとよいでしょう。

預金関係の書類など

事業用口座の通帳や取引明細、融資契約書、当座勘定照合表などを準備します。帳簿に記載された入出金について、売上、仕入れ、経費、借入金などとの対応関係を確認できる状態にしておきましょう。

預金情報は、帳簿に記載された取引の事実や金額を確認するために調べられることがあります。インターネットバンキングを利用している場合は、調査対象期間の明細を確認できるか、必要に応じて出力できるかを事前に確認しておくと安心です。

法人の場合は、会社案内や事業内容が分かる資料、役員報酬に関する株主総会議事録などを求められるケースもあります。税務署から事前に提示された準備資料の一覧と照らし合わせ、不足している書類がある場合は、紛失したまま放置せず、再発行の可否や代わりに取引を説明できる資料がないか確認しておきましょう。

税務調査の前にすべき準備とは

税務調査の前にすべき準備は、税理士への相談、帳簿・申告書類の点検、当日の対応方法の確認です。事前通知を受けたら早めに準備を始め、申告内容と実際の取引に食い違いがないかを確認しておきましょう。

税理士に相談する

事前通知を受けたら、まず税理士に相談することが重要です。特に税務調査への対応経験がある税理士へ早めに相談すれば、確認すべき書類や指摘を受けやすい箇所を整理し、当日に備えられます。

税務調査では、帳簿や関係書類を確認しながら、申告内容や経理処理について細かな質問が行われます。質問には事実に基づいて誠実に回答する必要がありますが、税法や会計処理に詳しくなければ、質問の趣旨を正確に理解できなかったり、その場で十分に説明できなかったりすることもあるでしょう。

回答が不十分だからといって、調査官の指摘をそのまま受け入れる必要はありません。ただし、事実関係や処理の根拠を示せなければ、認識の食い違いが生じ、結果として修正申告や追徴課税につながる可能性があります。分からないことを推測で答えず、資料を確認したうえで回答することが大切です。

税務調査に強い税理士であれば、調査官が確認しやすいポイントを踏まえて事前点検を行い、納税者だけでは回答が難しい質問についても専門的な立場から補足できます。税務調査を円滑に進め、不要な認識の相違を避けるためにも、税理士への相談には大きな意味があります。

事前通知を受けてから調査当日までに準備できる時間は限られています。税理士へ立ち会いを依頼するかどうかも含め、できるだけ早めに相談しましょう。

書類の準備とともに確認を行う

必要な書類はそろえるだけでなく、申告書や帳簿と照合し、内容にミスや漏れがないか確認する必要があります。売上や経費の根拠、前年から大きく変動した項目など、指摘を受けやすい箇所を税理士と事前に点検しておきましょう。

税務調査では原則として過去3年分が確認されることが多く、状況によっては5年分または7年分の申告内容が確認対象となる場合があります。そのため、直近の書類だけでなく、対象となり得る過去の申告書、帳簿、取引関係書類についても確認が必要です。

準備した書類は、次のような観点で照合しておくと確認しやすくなります。

• 申告書の金額と帳簿の集計結果が一致しているか
• 帳簿に記載された売上や経費について、根拠となる書類がそろっているか
• 計上時期や勘定科目に誤りがないか
• 前年と比べて売上、利益、経費が大きく変動した項目がないか
• 変動した理由を、取引の実態や関係書類に基づいて説明できるか

ミスや申告漏れの可能性が見つかった場合は、自己判断で書類を書き換えたり、不自然に取り繕ったりしてはいけません。どのように対応すべきかを税理士へ相談し、事実関係と資料を整理することが重要です。

また、追徴課税が想定される場合は、本来納める税額である本税に加え、加算税や延滞税を分けて整理します。現場の実感として、追徴額が「いくらになるか分からない」ことが大きな不安要因になりやすいため、税理士と仕組みを確認して見通しを立てるだけでも、不安の軽減につながります。

税務調査の経験が豊富な税理士であれば、調査官が注目しやすいポイントを踏まえ、優先して確認すべき資料や当日の説明方法について具体的な助言を受けられます。

当日の調査対応について準備する

税務調査の当日に備え、誰がどの質問に回答し、どの資料を提示するのかをあらかじめ決めておきましょう。担当者と説明内容を事前に打ち合わせ、事実に基づいて一貫した回答ができる状態にしておくことが大切です。

調査官からは、事業内容、経営方針、事業の沿革などについて説明を求められる場合があります。また、日々の取引の流れや仕訳方法など、具体的な経理処理について質問されることもあります。

経営者、経理担当者、その他の従業員のうち、誰がどの内容を説明するのか決めていないと、回答や資料確認に時間がかかる可能性があります。さらに、担当者ごとに説明が異なると、調査官との間に不要な認識の食い違いが生じるおそれがあります。

事前の打ち合わせでは、事業の概要、経理処理の流れ、売上や利益が変動した理由、質問を受けそうな取引について、説明内容と関連資料を整理しておきましょう。記憶が曖昧な内容は断定せず、帳簿や関係書類を確認してから回答する方針も共有しておく必要があります。

税理士に立ち会いを依頼すれば、税務や会計に関する回答が難しい場面で専門的な補足を受けられます。ただし、事業の実態や個別取引の経緯は納税者本人にしか説明できないこともあるため、税理士へ任せきりにせず、当日の担当者と回答方針を事前に確認しておきましょう。

まとめ

税務調査の準備でするべきことは、必要書類を漏れなくそろえ、申告内容と帳簿・証憑の整合性を確認することです。事前通知を受けたら早めに税理士へ相談し、調査当日の対応方針まで整理しておくことが重要です。

税務調査前に確認しておくべきこと

税務調査をスムーズに進めるには、調査対象となる期間の書類を整理し、売上や経費などについて質問された際に説明できる状態にしておきます。不足書類や不明な取引がある場合も放置せず、事前に事実関係を確認してください。

• 申告書と決算書、総勘定元帳などの帳簿をそろえる
• 請求書、領収書、契約書、通帳などの証憑を整理する
• 帳簿と申告内容に食い違いがないか確認する
• 事業と私生活の支出が適切に区分されているか確認する
• 調査官から質問されそうな取引について、経緯を説明できるようにする

準備が整っていないと、帳簿や証憑の管理状況について追加の確認が必要となり、調査に時間がかかる可能性があります。ただし、調査に備えて書類の内容を事実と異なる形に変更したり、不都合な資料を処分したりしてはいけません。

事前通知を受けた後の対応

税務調査の事前通知を受けたら、調査日時、対象税目、対象期間、調査場所など、通知された内容を正確に確認します。そのうえで、調査当日までの時間を考慮し、できるだけ早く準備に着手することが大切です。

顧問税理士がいる場合は速やかに連絡し、必要書類や確認すべき事項について助言を受けましょう。顧問税理士がいない場合でも、税務調査への対応経験がある税理士へ相談し、立ち会いを依頼することは有効な準備の一つです。

税理士法人松本は、税務調査への立ち会い経験を有し、国税出身の税理士も在籍しています。調査官が確認しやすいポイントを踏まえて事前準備を行い、事実関係や申告内容に応じた説明方法を整理することが、不要な行き違いや追加確認を抑えることにつながります。

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